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Excelの代わりに無料で使えるオンラインアプリケーション!

PCにExcelが入っていないけど買いたくない…

たまに、

「ExcelがPCに入っていないけどわざわざ買うのはちょっと…。代わりに無料で使えるソフトとかないの?」

って言われることがあるんですが、おそらくこの記事を読んでる人は同じ心境の人が多いのでは…?

 

実際、あります。

それが今回紹介するGoogleSpreadSheet(グーグルスプレッドシート)です。
※以下スプレッドシートと呼びます。

GoogleSpreadSheet(グーグルスプレッドシート)とは

スプレッドシートとは、わかりやすく言うとGoogleが提供しているオンラインで使用できるExcelみたいなものです。

というより機能はExcelそのものです。

 

これはGoogleアカウントを持っている人であれば誰でも使用可能です。(もちろん無料で)

※アカウントは「〇〇〇〇@gmail.com」のメアドを持っていればOKです。

 

正直これ、半端ないです。w

マジで便利です。

Excelとの違い

Excelとスプレッドシートの大きな違いは、ずばりオンラインかローカルかの違いです。

どういうことかと言うと、Excelはローカル(自分のPC内)での作業となるため、

最悪インターネットがなくても使えます。

 

つくったファイルを誰かに共有したいときにインターネットが必要になるだけで、作業中はインターネットが必要ありません。

それに対して、スプレッドシートはブラウザ上で動作するものなので、インターネットがなければ作業はできません。

その他にも若干の差はあるもののそこまで大きな違いがないので割愛します。

メリットとデメリット

Excelとスプレッドシートのどちらにもメリットデメリットは存在しますが、

今回はスプレッドシートの説明をします。

 

以下のデメリットでも問題ない場合は、Excelの代わりに使ってみるといいですよ。

メリット

・オンライン(クラウド上)に自動保存されるため間違って消してしまうことやPCのクラッシュでデータが消えてしまうことがない
・使用はExcelとほぼ同じ仕様なのでExcelがわかればすぐに理解できる
複数人同時作業が可能(後ほど説明します)
・他者への共有が楽
・ちょっとおしゃれ
・Excel形式にしてダウンロードも可能
・スマホでも使用可能

デメリット

・認知されていない場合が多いため説明が手間。
・複数人で対応しているときに同じセルを修正した場合修正前に戻ってしまう。
・インターネット環境がないと使用できない

使い方

Chromeにログイン

まず初めに以下URLを開きます。


※これはスプレッドシートのURLです。

ちなみに使用するブラウザはChromeじゃなくてFireFoxやIE(インターネットエクスプローラー)でも使用はできますが、

今回はChromeで説明します。

 

開くと以下の画面になると思います。

真ん中にある「Googleスプレッドシートを使う」という青いボタンを押してください。

そうするとGoogleにログインする画面が出てくると思うのでログインしてください。

ログイン後以下の画面になると思います。
※既にログイン済みの場合はボタンを押した後すぐこの画面になるはずです。

初めてのアクセスの場合は上記のように「使い方ガイド」というボタンが表示されると思うのでそれに従ってください。

もし出なかった場合でも使い方はExcelとほぼ変わりませんので安心してください。

使い方ガイドが終わると以下画面になるので、左上にある「空白」と書いてあるプラスの画像をクリックしてください。

そうするとExcelで見慣れた行と列の表が表示されると思います。

ここからの操作はもうExcelと同じです。

 

ちなみに保存は自動で行ってくれるのでExcelのように「作業後に保存しなきゃ消えちゃう!」っていう心配はなくなります。

そしてここで作成したものは「〇〇〇.xlsx」等のExcelファイル形式で書き出すことも可能なので、

スプレッドシートで作成したものをExcelファイルとして共有も可能です。

複数人同時編集機能

先ほどから何度か、言ってますがスプレッドシートはオンライン上で動作するものです。

つまり、他の作業したい人にURLを共有するだけで、同じシートを同時に編集することが可能になります。

 

共有する方法はいたって簡単で、

まず編集画面の右上にある青い「共有」ボタンを押してください。

そして以下の画面が表示されますので右下の「詳細設定」を押してください。

そうすると以下の画面になると思います。

赤線を引いている「非公開 – 自分だけがアクセスできます」と書いている場所を変更しないと他の作業者はアクセスできません。

そこで、赤枠内の「変更…」を押してください。

変更を押すと以下画像のように選択肢が3つ出てきます。

1番上の「オン – ウェブ上で一般公開」にすると一切の制限なく誰でもシートにアクセスできます。

2番目の「オン – リンクを知っている全員」はそのままの意味です。リンクを知っている人だけがアクセスできます。

3番目は自分のみ、もしくは指定した人のみがアクセス可能です。

 

1番上でも2番目でも正直できることは同じですが、わからない人は2番目にしておくのが無難かと思います。

1番上、もしくは2番目に設定すると以下赤枠の項目が増えます。

ここで設定するのは、自分以外でこのシートにアクセスする人が何をできるのかを設定します。

権限を与えるイメージです。

  1. 編集者:他のアクセス者も自分同様にシートの編集が可能です。入力・削除・変更を自由に行えます。
  2. コメント可:編集はできませんが、セルに対してコメントを追加できます。シートの内容の変更はできません。
  3. 閲覧者:閲覧のみ可能です。編集・コメントもできません。内容の共有だけを行いたい時などに使用するといいと思います。

変更が完了したら左下の「保存」を押しましょう。

保存後、赤線が以下のように変更になっていれば問題ないです。

最後に、赤枠内のURLを共有したい人に教えてあげれば共有完了です。

 

ここまでの説明は複数人に共有するときに設定が必要になりますが、

もし共有する相手が1名だけだったり少数の場合は、

画像内の「招待」の項目に相手のメールアドレスを入力し「送信」ボタンを押すだけでも共有可能です。

 

最後に「完了」ボタンを押して終了です。

ちなみにWordやパワーポイント等も同様に使用できますので使ってみてください↓

※上記赤枠内の補足
スプレッドシート:Excelの代わり
ドキュメント:Wordの代わり
スライド:パワーポイントの代わり
フォーム:無料で使えるアンケートフォームの作成

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